Nachdem wir gestern über die GTD-Methode gesprochen haben, möchte ich dir heute die Inbox Zero Methode vorstellen. Vielleicht hast du schon mal davon gehört oder dich gefragt, was das eigentlich ist. Keine Sorge, ich erkläre es dir einfach und verständlich.

Was ist die Inbox Zero Methode?

Die Inbox Zero Methode ist eine Methode, um deine E-Mails besser zu organisieren und zu verwalten. Dabei geht es darum, deine E-Mail-Inbox (deinen Posteingang) leer zu halten oder zumindest so wenig wie möglich E-Mails darin zu haben. Denn nach einem Arbeitstag ist es ein sehr gutes Gefühl ein aufgeräumtes und leeres Posteingangsfach zu haben 😉

Das Ziel der Inbox Zero Methode?

Das Ziel der Inbox Zero Methode ist es, dass du dich besser auf deine eigentlichen Aufgaben konzentrieren kannst, ohne ständig von E-Mails abgelenkt zu werden. Außerdem sollst du schneller und effektiver arbeiten können.

Wer hat die Inbox Zero Methode erfunden?

Die Inbox Zero Methode wurde von einem Mann namens Merlin Mann erfunden. Er ist ein amerikanischer Autor und Podcaster.

Welchen Nutzen bringt mir die Methode?

Die Inbox Zero Methode bringt dir viele Vorteile. Du wirst weniger gestresst sein, weil du deine E-Mails besser im Griff hast. Du wirst schneller und effektiver arbeiten können, weil du dich nicht ständig von E-Mails ablenken lässt. Außerdem wirst du wichtige E-Mails schneller finden und beantworten können.

Was ist der Kern der Methode und welche Schritte beinhaltet sie?

Der Kern der Inbox Zero Methode ist es, dass du deine E-Mails so schnell wie möglich bearbeitest und dann aus deinem Posteingang entfernst. Dabei gibt es verschiedene Schritte:

1. Löschen: Lösche alle E-Mails, die du nicht mehr brauchst oder die Spam sind.

2. Delegieren: Wenn du eine E-Mail bekommen hast, die jemand anderes bearbeiten sollte, leite sie weiter oder weise sie jemandem zu.

3. Beantworten: Beantworte alle E-Mails, die du schnell beantworten kannst.

4. Verschieben: Verschiebe E-Mails, die du später bearbeiten musst, in einen Ordner oder markiere sie als “später bearbeiten”.

5. Archivieren: Archiviere alle E-Mails, die du bearbeitet hast und die du später noch brauchen könntest.

Inbox Zero – Was muss ich tun?

Um die Inbox Zero Methode anzuwenden, musst du deine E-Mails regelmäßig bearbeiten und aus deinem Posteingang entfernen. Du solltest versuchen, deine E-Mails so schnell wie möglich zu bearbeiten und dann zu löschen, zu delegieren, zu beantworten, zu verschieben oder zu archivieren.

Dazu richtest Du Dir in deinem Postfach folgende fünf Ordner an:

– To-Do oder Do it (Aktion ist erforderlich)
– Awaiting Response / Warte auf Antwort
– Delegated / Delegiert
– Defer oder Read Later / Verschieben / Später bearbeiten oder Später Lesen
– Done / Archive // Erledigt / Archiv

Suche dir die Beziehungen für die Ordner aus, mit denen du am besten Arbeiten kannst. Eine Vereinfachung zeige ich dir hier. Damit arbeite ich auch.

1) To-do: jetzt erledigen

2) (Erwartet eine) Antwort: diese können warten

3) Delegiert: Delegiere deine E-Mails an andere

4) Später lesen: Artikel, Newsletter, die du lesen kannst, wenn du Zeit hast

5) Erledigt/Archivieren: die beste Option ist die Verwendung eines Tools, das Ihre E-Mails nach der Erledigung archiviert

Wichtig: Beachte auch hier die 2-Minuten-Regel

Jede Mail, die Du nach dem Lesen / Querlesen gleich innerhalb kurzer Zeit (die 2 Minuten) beantworten kannst, beantwortest du auch gleich und verschiebst sie dann in den Ordner “Done / Archive // Erledigt / Archiv”.

Ich hoffe, ich konnte dir die Inbox Zero Methode einfach und verständlich erklären. Vielleicht probierst du sie ja mal aus und sie hilft dir, deine E-Mails besser zu organisieren und zu verwalten.

Ich freue mich, wenn ich mit diesem Artikel dein Interesse für das Selbstmanagement und Zeitmanagement wecken und dich inspirieren konnte weiter zu recherchieren und nach Lösungen zu suchen.
Bei Fragen, Kritik, Anregungen und Tipps freue ich mich über einen Kommentar von dir.

Wenn dir der Artikel gefallen hat, dann leite ihn bitte an deine Freunde weiter.

In diesem Sinne …

PUNK up your Life,

Peter

 

Foto-/ Bildcredits

Titelbild erstellt mit Canva.com

Schlagwort(e): Lifehacks